Check-in (Giriş) işlemi adım adım

Misafir resepsiyona geldiğinde, gelen kişinin rezervasyonunu doğrulayıp kimlik kaydı (KBS bildirimi) + oda atama + anahtar teslimi sürecini Otelyönet üzerinden yönetiyoruz.

1. Rezervasyonu çağırma

• Önbüro → Bugün Giriş Yapacaklar listesinden misafiri bulun.
• Veya üst arama çubuğuna soyad / rezervasyon no yazın.
• Rezervasyon kartına tıklayın → "Check-in Yap" butonuna basın.

2. Kimlik bilgilerini girme (KBS)

Türkiye'de tüm konaklama tesisleri misafir kimlik bilgilerini Kimlik Bildirme Sistemi (KBS)'ne 24 saat içinde bildirmek zorundadır. Otelyönet bu bildirimi otomatik yapar.

1. "TC Kimlik No" alanına 11 hane girin → sistem MERNIS üzerinden ad-soyad-doğum tarihi verisini otomatik çeker (entegrasyon aktifse).
2. Yabancı misafir ise pasaport bilgisi: ülke, pasaport no, doğum tarihi, geliş-gidiş tarihi.
3. Kimlik fotoğrafı webcam veya tarayıcı ile sisteme yüklenir (opsiyonel ama önerilir).
4. "KBS'ye Gönder" işaretliyse sistem 1 saat içinde otomatik bildirir.

3. Oda atama

Rezervasyon oluşturulurken sadece "oda tipi" seçilmiş olabilir. Check-in anında fiziksel oda numarası atanır:

1. "Oda Ata" alanından temiz ve müsait odalardan birini seçin.
2. Manzara, kat tercihleri varsa filtrelerden faydalanın.
3. Misafir VIP veya tekrar gelen ise "Oda Geçmişi" sekmesinden önceki tercihini görün.

Erken giriş (early check-in) — saat 14:00 öncesi: "Erken Giriş Onayı" kutusunu işaretleyin. Yarım gün ücreti yansıtmak isterseniz "Ekstra Ücret" alanına ekleyin.

4. Garanti / Ödeme

• Tüm tutar peşin alındı: Ödeme aldıktan sonra "Ödendi" işaretleyin, fiş/fatura kesilir.
• Kapora alındı: Kalan bakiye check-out'ta tahsil edilir.
• Kredi kartı garantisi: Kart bilgisi alınır, hesap açık tutulur, çıkışta tahsil edilir.
• Acente faturalı: Tahsilat acenteden — misafirden sadece ekstra alınır.

5. Anahtar / kart kodlama

Elektronik anahtar sistemi entegrasyonu varsa "Anahtar Kodla" butonu kart kodlayıcıya komut gönderir. Misafire kart teslim edip kahvaltı saatleri, WiFi şifresi, spa-havuz bilgileri verilir.

6. Check-in tamamlandı

"Check-in'i Tamamla" butonuna basıldığında:

• Oda durumu "Müsait" → "Dolu" olur.
• In-house misafir listesine eklenir.
• Housekeeping ekranında oda "Misafir Var" durumuna döner.
• Hoş geldiniz e-postası / SMS otomatik gönderilir (entegrasyon aktifse).

Sık karşılaşılan durumlar

• Misafir erken geldi, oda hazır değil: Eşyaları emanete alıp "Bekleme" durumuna düşürün, hazırlanınca check-in yapın.
• Walk-in misafir (rezervasyonsuz): Önce "Yeni Rezervasyon → Walk-in" oluşturun, hemen ardından check-in yapın.
• 2 yetişkin yerine 3 kişi geldi: Ekstra yetişkin ücretini hesaba ekleyin, rezervasyonu güncelleyin.